1. Tại sao kế toán trưởng cần nắm vững quy trình tính lương OT và thuế TNCN năm 2026?

Năm 2026 đánh dấu bước ngoặt lớn với Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15 và Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15. Kế toán trưởng SME không chỉ đối mặt với thay đổi về biểu thuế mà còn phải kiểm soát chặt chẽ chi phí nhân sự để tối ưu hóa dòng tiền.

Việc tuân thủ quy định lao động trong tính lương OT giúp doanh nghiệp tránh các khoản phạt hành chính và truy thu thuế nghiêm trọng. Đặc biệt, rủi ro nợ thuế dẫn đến tạm hoãn xuất cảnh theo Nghị định 49/2025/NĐ-CP đang là mối quan tâm hàng đầu của các giám đốc điều hành.

Hệ thống kế toán cần tích hợp dữ liệu chính xác để bảo vệ chi phí được trừ khi quyết toán. Sự minh bạch trong bảng lương là lá chắn pháp lý giúp doanh nghiệp vững vàng trước các đợt thanh kiểm tra của cơ quan thuế.

Dẫn dắt: Hiểu rõ tầm quan trọng của tuân thủ là nền tảng, vậy làm thế nào để phân loại và tính toán tiền lương làm thêm giờ đúng quy định pháp luật?

2. Làm thế nào để phân loại và tính toán tiền lương làm thêm giờ đúng quy định pháp luật?

Việc xác định tiền lương OT phải dựa trên mức lương thực tế ghi trong hợp đồng lao động. Doanh nghiệp cần áp dụng đúng hệ số theo Bộ luật Lao động:

• Ngày thường: Ít nhất 150%.
• Ngày nghỉ hàng tuần: Ít nhất 200%.
• Ngày lễ, tết: Ít nhất 300% (chưa kể lương ngày lễ).

Khi thực hiện tính toán, bộ phận nhân sự phải tuân thủ Luật 91/2025/QH15 về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Mọi thông tin về thu nhập, mã số thuế của người lao động phải được mã hóa và lưu trữ an toàn, tránh rò rỉ dữ liệu nhạy cảm.

Bảng tổng hợp hệ số tính lương OT:

Dẫn dắt: Sau khi đã nắm vững cách tính lương, chúng ta cần làm rõ: Thuế TNCN đối với thu nhập làm thêm giờ được xác định như thế nào trong môi trường thuế 2026?

3. Thuế TNCN đối với thu nhập làm thêm giờ được xác định như thế nào trong môi trường thuế 2026?

Điểm mấu chốt trong năm 2026 là sự tách biệt giữa tiền lương cơ bản và phần thu nhập cao hơn do làm thêm giờ. Theo quy định, phần tiền lương trả cao hơn do làm thêm giờ (phần chênh lệch so với lương ngày thường) được miễn thuế TNCN.

Ví dụ: Nhân viên A làm thêm ngày thường, nhận thêm 50% lương. Phần 100% lương cơ bản vẫn chịu thuế, nhưng 50% chênh lệch là thu nhập miễn thuế TNCN. Kế toán cần tách bạch rõ ràng trên bảng lương để không tính nhầm thuế.

Lưu ý rằng ngưỡng miễn thuế HKD 500 triệu đồng/năm theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP không áp dụng cho thu nhập từ tiền lương, tiền công. Do đó, việc kê khai chính xác phần thu nhập OT miễn thuế là cách tốt nhất để tối ưu nghĩa vụ thuế cho người lao động mà vẫn đảm bảo tính tuân thủ.

Dẫn dắt: Nắm rõ cách tính thuế là chưa đủ, hãy cùng tìm hiểu những rủi ro pháp lý nào doanh nghiệp cần tránh khi thực hiện quyết toán thuế thu nhập từ làm thêm giờ?

4. Những rủi ro pháp lý nào doanh nghiệp cần tránh khi thực hiện quyết toán thuế thu nhập từ làm thêm giờ?

Trong năm 2026, rủi ro pháp lý về thuế không chỉ nằm ở việc tính sai lương OT mà còn từ sự liên đới trong chuỗi cung ứng. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý việc rà soát đối tác thông qua danh sách 524 DN rủi ro hóa đơn theo Công văn 1798/TCT-TTKT. Việc sử dụng hóa đơn từ các đơn vị này có thể khiến chi phí lương và các khoản phụ phí bị cơ quan thuế loại trừ, dẫn đến truy thu và phạt vi phạm hành chính.

Bên cạnh đó, Kế toán trưởng phải kiểm soát chặt chẽ nghĩa vụ thuế để tránh nguy cơ tạm hoãn xuất cảnh cho người đại diện pháp luật theo Nghị định 49/2025/NĐ-CP. Việc kê khai sai lệch thu nhập làm thêm giờ làm giảm số thuế phải nộp sẽ bị coi là hành vi trốn tránh nghĩa vụ, gây rủi ro cao cho quản trị doanh nghiệp.

• Rà soát MST nhà cung cấp trên hệ thống Cú Thông Thái để tránh danh sách 524 DN rủi ro.
• Đảm bảo hồ sơ OT có đầy đủ bảng chấm công, quyết định tăng ca và chứng từ thanh toán.
• Đối chiếu số liệu thuế TNCN định kỳ để đảm bảo không phát sinh nợ đọng thuế quá hạn.

Để vận hành an toàn và tối ưu, hãy áp dụng quy trình thực hành chuẩn hóa dưới đây.

5. Quy trình thực hành chuẩn hóa 5 bước tính lương và thuế cho SME trong năm 2026 là gì?

Để tối ưu hóa quản trị nhân sự và tuân thủ thuế, SME cần triển khai quy trình 5 bước khép kín, tập trung vào tính minh bạch và chứng từ không dùng tiền mặt.

Kế toán trưởng cần đảm bảo mọi khoản chi lương OT đều được ghi chép vào hệ thống sổ sách kế toán. Việc sử dụng hóa đơn điện tử máy tính tiền theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP sẽ giúp doanh nghiệp chứng minh tính hợp pháp của các khoản chi phí liên quan. Hãy luôn cập nhật dữ liệu từ Trung tâm Tra cứu Rủi ro Thuế để bảo vệ doanh nghiệp trước mọi biến động pháp lý.