1. Những cập nhật trọng tâm nào về tính lương OT và thuế TNCN trong năm 2026 mà kế toán cần nắm vững?

Năm 2026 đánh dấu bước ngoặt pháp lý với Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15. Kế toán cần cập nhật ngay cách phân loại thu nhập chịu thuế từ tiền lương làm thêm giờ để đảm bảo tuân thủ.

Điểm mấu chốt là sự phân tách rõ ràng giữa tiền lương làm thêm giờ (phần trả thêm) và tiền lương làm việc trong giờ hành chính. Theo quy định mới, phần tiền lương trả cao hơn so với làm việc bình thường được miễn thuế TNCN, trong khi phần tiền lương cơ bản vẫn tính theo biểu thuế lũy tiến.

• Áp dụng mức giảm trừ gia cảnh mới theo chỉ số CPI năm 2025.
• Rà soát ngưỡng thu nhập chịu thuế sau khi trừ các khoản đóng góp BHXH bắt buộc.
• Cập nhật định mức thời gian làm thêm giờ tối đa theo Bộ luật Lao động hiện hành.

Việc nắm vững các thay đổi này giúp doanh nghiệp tránh sai sót khi quyết toán thuế cuối năm. Hãy cùng chuyển sang quy trình thực hành tính lương OT chi tiết để áp dụng vào bảng lương tháng.

2. Quy trình thực hành tính lương làm thêm giờ (OT) chuẩn xác theo quy định mới là gì?

Xác định chính xác tiền lương OT yêu cầu sự tỉ mỉ trong việc tách biệt các cấu phần thu nhập. Dưới đây là quy trình 4 bước thực hiện cho bộ phận nhân sự và kế toán:

Ví dụ: Một nhân viên có lương giờ là 100.000 VNĐ. Nếu làm thêm giờ ngày thường, họ nhận 150.000 VNĐ/giờ. Phần 50.000 VNĐ chênh lệch này là khoản thu nhập được miễn thuế TNCN.

Việc chuẩn hóa quy trình này giúp doanh nghiệp minh bạch hóa dòng tiền chi trả. Tiếp theo, chúng ta sẽ đi sâu vào cách xử lý thuế TNCN đối với khoản tiền làm thêm giờ vượt định mức.

3. Làm thế nào để xử lý thuế TNCN đối với khoản tiền làm thêm giờ vượt định mức?

Khi tính thuế TNCN, kế toán cần tách biệt phần tiền lương trả cao hơn do làm thêm giờ. Theo luật, phần thu nhập "trả thêm" này không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN, giúp người lao động tối ưu hóa thu nhập thực nhận.

Tuy nhiên, cần lưu ý: chỉ phần tiền lương trả cao hơn mới được miễn thuế. Phần tiền lương cơ bản vẫn phải chịu thuế theo biểu lũy tiến. Nếu doanh nghiệp chi trả vượt định mức thời gian làm thêm theo quy định pháp luật, phần vượt này sẽ bị coi là thu nhập chịu thuế thông thường.

Các bước xử lý cụ thể:

• Xác định tổng thu nhập từ làm thêm giờ trong kỳ tính thuế.
• Trừ đi phần tiền lương làm việc trong giờ bình thường tương ứng.
• Phần chênh lệch được loại trừ khỏi thu nhập chịu thuế TNCN trên tờ khai quyết toán.

Lưu ý rằng mọi khoản chi trả cần được ghi nhận trong bảng lương và thỏa thuận lao động rõ ràng. Việc quản trị chặt chẽ các khoản này sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro bị truy thu thuế trong các kỳ thanh kiểm tra.

Để đảm bảo sự an toàn tuyệt đối, kế toán cần nắm rõ các rủi ro pháp lý trong quản trị nhân sự và thuế cần tránh trong năm 2026.

4. Những rủi ro pháp lý nào trong quản trị nhân sự và thuế cần tránh trong năm 2026?

Năm 2026, doanh nghiệp đối mặt với sự kiểm soát chặt chẽ hơn về dòng tiền và tính tuân thủ. Rủi ro lớn nhất là việc chi trả lương OT cho nhân sự thuộc các đơn vị nằm trong danh sách 524 doanh nghiệp rủi ro về hóa đơn theo Công văn 1798/TCT-TTKT. Việc hạch toán chi phí từ các đơn vị này có thể khiến cơ quan thuế loại bỏ chi phí hợp lý, gây thiệt hại nghiêm trọng.

Bên cạnh đó, Nghị định 49/2025/NĐ-CP siết chặt quy định về tạm hoãn xuất cảnh đối với cá nhân đại diện pháp luật có nợ thuế. Nếu doanh nghiệp chậm nộp thuế TNCN từ lương OT, người đại diện có thể bị chặn xuất cảnh đột ngột. Ngoài ra, Luật 91/2025/QH15 về bảo vệ dữ liệu cá nhân yêu cầu mọi quy trình xử lý bảng lương phải bảo mật tuyệt đối, tránh rò rỉ thông tin nhạy cảm của người lao động.

• Kiểm tra tình trạng hóa đơn đầu vào tại Tax Risk Hub trước khi hạch toán.
• Rà soát nghĩa vụ thuế TNCN định kỳ để tránh nợ thuế quá hạn.
• Mã hóa dữ liệu nhân sự tuân thủ Luật 91/2025/QH15.

Để bảo vệ doanh nghiệp trước các thanh tra thuế, việc duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ minh bạch là ưu tiên hàng đầu. Hãy cùng chuyển sang cách tối ưu hóa quản trị rủi ro trong kỳ quyết toán.

5. Kế toán cần lưu ý gì để tối ưu hóa quản trị rủi ro thuế trong kỳ quyết toán năm?

Quyết toán thuế 2026 đòi hỏi sự chuẩn xác trong việc tách biệt các khoản thu nhập chịu thuế và miễn thuế. Kế toán cần sử dụng các công cụ tại Tax Risk Hub 2026 để tra cứu nợ thuế công khai và chấm điểm rủi ro của doanh nghiệp. Việc chủ động rà soát giúp phát hiện sớm sai sót trước khi cơ quan quản lý thực hiện cưỡng chế.

Dưới đây là bảng danh mục kiểm soát trọng tâm cho kỳ quyết toán:

Cuối cùng, hãy đảm bảo mọi giao dịch tài chính đều được lưu trữ an toàn, minh bạch. Sử dụng các công cụ hỗ trợ tại hệ sinh thái Cú Thông Thái sẽ giúp bạn tự tin vượt qua mọi kỳ kiểm tra thuế. Việc tuân thủ không chỉ là nghĩa vụ mà còn là tấm lá chắn bảo vệ sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong tương lai.