1. Tại sao sai sót trong tính lương OT và thuế TNCN lại trở thành 'điểm nóng' thanh tra thuế năm 2026?

Năm 2026 đánh dấu bước ngoặt pháp lý với Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15, đặt ra yêu cầu khắt khe về tính minh bạch trong thu nhập. Cơ quan thuế hiện nay sử dụng dữ liệu lớn để đối chiếu bảng lương với chi phí nhân sự trên báo cáo tài chính.

Sai sót trong tính lương OT không chỉ là vấn đề nhân sự mà còn trực tiếp ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế TNCN. Khi dữ liệu lương không khớp với dòng tiền thực tế, doanh nghiệp dễ bị đưa vào danh sách rà soát rủi ro theo Công văn 1798/TCT-TTKT.

Việc không tách bạch rõ ràng khoản thu nhập miễn thuế và chịu thuế trong kỳ làm thêm giờ khiến kế toán đối mặt với nguy cơ ấn định thuế. Đây chính là "điểm nóng" mà các đoàn thanh tra tập trung khai thác để đảm bảo tính tuân thủ của doanh nghiệp trong giai đoạn mới.

Phân tích bối cảnh áp dụng Luật Thuế TNCN 109/2025/QH15 và mối liên hệ giữa dữ liệu lương với rủi ro bị đưa vào danh sách rà soát theo CV 1798/TCT-TTKT là bước đầu để nhận diện các rủi ro tiềm ẩn.

2. 7 rủi ro thường gặp khi áp dụng tính lương làm thêm giờ là gì?

Việc tính sai lương OT thường xuất phát từ sự thiếu hụt kiến thức cập nhật về Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15. Dưới đây là 7 rủi ro phổ biến mà kế toán cần đặc biệt lưu ý:

• Áp dụng sai hệ số lương OT (150%, 200%, 300%) cho các ngày nghỉ lễ, tết và ngày thường.
• Không phân biệt được khoản thu nhập chịu thuế TNCN đối với phần tiền lương làm thêm giờ cao hơn so với làm việc ban ngày.
• Hạch toán chi phí lương OT không có chứng từ chứng minh thực tế phát sinh, vi phạm quy định về chi phí được trừ.
• Thiếu biên bản xác nhận làm thêm giờ có chữ ký của người lao động và cấp quản lý.
• Nhầm lẫn trong việc tính toán thời gian làm việc tối đa theo quy định của Bộ luật Lao động.
• Không cập nhật thay đổi mức lương tối thiểu vùng vào công thức tính lương OT.
• Sai sót trong việc trích đóng BHXH trên tổng thu nhập bao gồm cả lương OT.

Liệt kê chi tiết 7 sai lầm phổ biến này giúp doanh nghiệp rà soát lại quy trình hạch toán, đảm bảo chi phí lương OT luôn hợp lệ theo Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15.

3. Làm thế nào để thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ nhằm phòng vệ rủi ro thuế?

Để phòng vệ rủi ro, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ gắn liền với dữ liệu BHXH và quy định thuế hiện hành. Quy trình này phải đảm bảo tính liên thông giữa bộ phận nhân sự và kế toán.

Đầu tiên, hãy chuẩn hóa mẫu biên bản xác nhận OT với đầy đủ thông tin về thời gian, lý do và sự phê duyệt. Thứ hai, định kỳ đối chiếu dữ liệu lương với tờ khai thuế TNCN và báo cáo quyết toán thuế TNDN để phát hiện sớm các chênh lệch.

Việc áp dụng ngưỡng thuế mới cần được tích hợp vào phần mềm quản lý nhân sự để tự động hóa việc tính toán. Cuối cùng, doanh nghiệp nên thực hiện kiểm tra chéo (audit) hàng quý để đảm bảo mọi khoản chi đều có chứng từ hợp pháp, minh bạch.

Hướng dẫn xây dựng hệ thống kiểm soát tuân thủ, kết nối với dữ liệu BHXH và áp dụng ngưỡng thuế mới giúp doanh nghiệp củng cố nền tảng quản trị tài chính bền vững.

4. Mối liên hệ giữa việc quyết toán thuế lương và rủi ro tạm hoãn xuất cảnh theo Nghị định 49/2025/NĐ-CP như thế nào?

Sai lệch trong quyết toán thuế TNCN từ lương làm thêm giờ không chỉ là vấn đề sổ sách. Nếu doanh nghiệp nợ thuế do tính toán sai hoặc chậm nộp, người đại diện pháp luật sẽ đối mặt trực tiếp với rủi ro theo Nghị định 49/2025/NĐ-CP.

Theo quy định mới, nếu tổng nợ thuế của doanh nghiệp vượt ngưỡng 500 triệu đồng và quá hạn trên 120 ngày, người đại diện theo pháp luật sẽ bị tạm hoãn xuất cảnh. Đây là biện pháp cưỡng chế nghiêm khắc nhằm đảm bảo nghĩa vụ ngân sách nhà nước.

Các rủi ro dẫn đến nợ thuế bao gồm:

• Áp sai biểu thuế suất lũy tiến đối với thu nhập từ làm thêm giờ.
• Chưa khấu trừ đầy đủ thuế TNCN trên các khoản phụ cấp không chịu thuế.
• Sai sót trong việc ghi nhận thu nhập chịu thuế dẫn đến thiếu hụt số thuế phải nộp.

Việc kiểm soát chặt chẽ báo cáo thuế thu nhập không chỉ bảo vệ lợi ích doanh nghiệp mà còn là lá chắn an toàn cho cá nhân người điều hành. Hãy quản trị nợ thuế doanh nghiệp và trách nhiệm pháp lý chặt chẽ ngay từ khâu quyết toán lương hàng tháng.

5. Giải pháp công nghệ nào giúp kế toán tổng hợp tối ưu hóa việc quản lý lương và tuân thủ pháp luật?

Trong bối cảnh hệ thống quản lý thuế ngày càng số hóa, việc sử dụng các công cụ chuyên sâu là yêu cầu bắt buộc. Trung tâm Tra cứu Rủi ro Thuế Cú Thông Thái cung cấp hệ sinh thái hỗ trợ kế toán tổng hợp tự động hóa quy trình đối chiếu dữ liệu.

Các giải pháp công nghệ trọng tâm bao gồm:

• Tra cứu nợ thuế công khai: Kiểm tra trạng thái nợ thuế của doanh nghiệp theo thời gian thực để tránh rơi vào danh sách tạm hoãn xuất cảnh.
• Rà soát hóa đơn đầu vào: Đối chiếu danh sách 524 doanh nghiệp rủi ro cao theo Công văn 1798/TCT-TTKT, giúp loại bỏ hóa đơn từ đơn vị bỏ địa chỉ kinh doanh.
• Tính toán thuế tự động: Sử dụng công cụ tính thuế TNCN và BHXH chuẩn hóa theo Luật Thuế 2026, giảm thiểu sai sót do thao tác thủ công.

Việc tích hợp API kiểm tra rủi ro đối tác giúp kế toán viên chủ động nhận diện các dấu hiệu bất thường trước khi thực hiện giao dịch. Hãy tận dụng các công cụ từ Trung tâm Tra cứu Rủi ro Thuế Cú Thông Thái để tự động hóa việc đối chiếu dữ liệu, đảm bảo sự tuân thủ tuyệt đối và tối ưu hóa quy trình tài chính doanh nghiệp.