1. Tại sao doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi nhập khẩu hàng mẫu?

Trong hoạt động xúc tiến thương mại, hàng mẫu đóng vai trò then chốt giúp doanh nghiệp đánh giá chất lượng sản phẩm trước khi ký kết đơn hàng lớn. Tuy nhiên, việc nhập khẩu hàng mẫu không đơn thuần là giao dịch phi thương mại mà chịu sự điều chỉnh nghiêm ngặt của Luật Thuế 2026.

Nhiều doanh nghiệp sai lầm khi cho rằng hàng mẫu mặc nhiên không phải chịu thuế. Thực tế, cơ quan hải quan kiểm soát rất chặt chẽ để ngăn chặn hành vi lợi dụng chính sách nhằm nhập khẩu hàng hóa thương mại trái phép.

Việc tuân thủ quy định thuế không chỉ giúp tối ưu chi phí mà còn bảo vệ doanh nghiệp khỏi các rủi ro pháp lý phức tạp. Một sai sót nhỏ trong khai báo có thể dẫn đến việc bị truy thu thuế và xử phạt hành chính nặng nề.

Hãy cùng tìm hiểu các tiêu chuẩn định lượng để hàng mẫu được xem xét miễn thuế nhập khẩu theo quy định hiện hành.

2. Những tiêu chuẩn nào để hàng mẫu được xem xét miễn thuế nhập khẩu?

Để được hưởng ưu đãi thuế, hàng mẫu phải đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe về định lượng và mục đích sử dụng. Theo quy định pháp luật hiện hành, hàng mẫu phải thỏa mãn các điều kiện sau:

• Hàng hóa phải có tính chất là mẫu thử, không thể sử dụng cho mục đích thương mại hoặc tiêu dùng thông thường.
• Số lượng hàng mẫu phải phù hợp với mục đích kiểm tra chất lượng hoặc phục vụ trưng bày tại hội chợ, triển lãm.
• Phải có văn bản xác nhận hoặc chứng từ chứng minh tính chất hàng mẫu từ phía đối tác xuất khẩu.
• Hàng hóa phải được khai báo đúng mã HS và mục đích sử dụng trên tờ khai hải quan.

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng, nếu hàng mẫu vượt quá định mức cho phép hoặc không đúng mục đích, toàn bộ lô hàng sẽ bị đánh thuế nhập khẩu và thuế GTGT theo quy định thông thường. Việc nắm vững định mức này giúp doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch tài chính.

Tiếp theo, chúng ta sẽ đi sâu vào cách quản trị rủi ro hóa đơn và kiểm soát đối tác để đảm bảo tuân thủ pháp luật.

3. Làm thế nào để quản trị rủi ro thuế và hóa đơn khi nhận hàng mẫu?

Rủi ro hóa đơn là vấn đề nhức nhối, đặc biệt khi doanh nghiệp nhận hàng mẫu từ các đối tác không uy tín. Căn cứ theo Công văn 1798/TCT-TTKT, doanh nghiệp cần rà soát danh sách 524 đơn vị rủi ro về hóa đơn để tránh tiếp tay cho các hành vi sai phạm.

Để quản trị rủi ro, doanh nghiệp nên áp dụng các biện pháp sau:

• Sử dụng hệ thống kiểm tra rủi ro đối tác để xác minh tình trạng hoạt động của nhà cung cấp trước khi giao dịch.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ chứng từ, bao gồm hợp đồng, vận đơn và văn bản xác nhận hàng mẫu để phục vụ công tác thanh tra.
• Đối chiếu thông tin hàng hóa trên tờ khai với chứng từ thực tế để đảm bảo tính minh bạch.
• Cập nhật thường xuyên các cảnh báo từ Trung tâm Tra cứu Rủi ro Thuế Cú Thông Thái để tránh giao dịch với doanh nghiệp bỏ địa chỉ kinh doanh.

Việc kiểm soát chặt chẽ hóa đơn đầu vào giúp doanh nghiệp tránh được các hệ lụy pháp lý, bao gồm rủi ro bị ấn định thuế hoặc bị liệt vào danh sách doanh nghiệp cần thanh tra đặc biệt.

Việc hiểu rõ các hệ lụy nếu kê khai sai quy định là bước cuối cùng để hoàn thiện quy trình tuân thủ thuế cho doanh nghiệp.

4. Những hệ lụy pháp lý nào có thể phát sinh nếu kê khai hàng mẫu sai quy định?

Việc kê khai sai mục đích sử dụng hàng mẫu không chỉ là sai sót hành chính thông thường. Khi cơ quan hải quan phát hiện hàng hóa không đúng tiêu chuẩn miễn thuế, doanh nghiệp sẽ đối mặt với truy thu thuế và tiền phạt chậm nộp theo quy định hiện hành.

Hệ lụy trực tiếp nhất là việc doanh nghiệp bị đưa vào danh sách rủi ro cao về thuế. Nếu sai phạm dẫn đến số tiền nợ thuế kéo dài, doanh nghiệp có thể bị áp dụng các biện pháp cưỡng chế nghiêm khắc theo quy định pháp luật.

Rủi ro từ Nghị định 49/2025/NĐ-CP

Đáng chú ý, Nghị định 49/2025/NĐ-CP quy định chặt chẽ về việc tạm hoãn xuất cảnh đối với người đại diện pháp luật khi doanh nghiệp nợ thuế. Sai sót trong kê khai hàng mẫu dẫn đến nợ thuế phát sinh là nguyên nhân phổ biến khiến lãnh đạo doanh nghiệp bị hạn chế quyền xuất cảnh.

Dưới đây là các mức độ ảnh hưởng doanh nghiệp cần lưu tâm:

• Phạt vi phạm hành chính về thủ tục hải quan và thuế.
• Truy thu thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu với lãi suất chậm nộp.
• Nguy cơ bị liệt vào danh sách doanh nghiệp có rủi ro hóa đơn theo Công văn 1798/TCT-TTKT.
• Tạm hoãn xuất cảnh đối với người đại diện pháp luật theo quy định tại Nghị định 49/2025/NĐ-CP.

Bảng đối chiếu rủi ro pháp lý

Chuyên gia từ Cú Kiểm Toán khuyến nghị doanh nghiệp cần rà soát kỹ hồ sơ hàng mẫu trước khi thông quan. Việc tuân thủ đúng Luật 91/2025/QH15 về bảo vệ dữ liệu và minh bạch hóa đơn là cách tốt nhất để bảo vệ uy tín và dòng tiền của doanh nghiệp trước các đợt thanh tra thuế.