Nghị định 117/2025/NĐ-CP quy định các sàn TMĐT có chức năng thanh toán phải khấu trừ, kê khai và nộp thay thuế VAT và PIT cho cá nhân kinh doanh từ 1/7/2025. Người bán cần chủ động đối soát dữ liệu giao dịch với chứng từ khấu trừ thuế điện tử do sàn cung cấp để đảm bảo tính chính xác.

Tại sao quy định thuế từ 1/7/2025 thay đổi cuộc chơi của bạn?

Từ ngày 1/7/2025, cuộc chơi kinh doanh trên các nền tảng thương mại điện tử (TMĐT) tại Việt Nam chính thức bước sang trang mới. Căn cứ theo Nghị định 117/2025/NĐ-CP, các sàn TMĐT có chức năng thanh toán sẽ đóng vai trò là "cánh tay nối dài" của cơ quan thuế. Thay vì để người bán tự bơi trong biển số liệu, sàn sẽ trực tiếp khấu trừ, kê khai và nộp thuế VAT (Thuế giá trị gia tăng) và PIT (Thuế thu nhập cá nhân) thay cho hộ và cá nhân kinh doanh trên từng giao dịch phát sinh.

Nghiên cứu của chuyên gia Cú Kiểm Toán tại Cú Kiểm Toán cho thấy.

Đây là cú hích lớn giúp minh bạch hóa dòng tiền nhưng cũng đặt ra yêu cầu khắt khe về tính chính xác. Theo quy định, sàn phải cung cấp chứng từ khấu trừ thuế điện tử hằng năm cho người bán. Điều này có nghĩa là mọi khoản doanh thu của bạn đều được "định danh" rõ ràng dưới sự giám sát của hệ thống thuế. Việc tuân thủ không còn là lựa chọn mà là yêu cầu bắt buộc để duy trì quyền lợi kinh doanh.

🦉 Cú nhận xét: Đừng đợi đến khi sàn gửi thông báo khấu trừ mới tá hỏa. Hãy chủ động nắm bắt cơ chế thuế theo từng nhóm ngành: 1% với hàng hóa, 5% với dịch vụ và 3% với vận tải.

Sự thay đổi này khiến người bán không thể "quên" nộp thuế như trước. Bạn cần hiểu rõ rằng, dù sàn hỗ trợ nộp thay, nhưng trách nhiệm đối soát và lưu trữ chứng từ vẫn thuộc về bạn. Nếu không có hệ thống kiểm soát dữ liệu chặt chẽ, sự chênh lệch giữa doanh thu thực tế và số liệu sàn báo cáo sẽ là "cái bẫy" thuế lớn nhất. Bạn có thể tự kiểm tra ngay các nghĩa vụ thuế của mình để không bị động trước mốc thời gian 1/7/2025.

Khi mọi giao dịch đều bị khấu trừ tự động, câu hỏi đặt ra là: Làm sao để bạn biết con số sàn khấu trừ là chính xác? Hãy cùng tìm hiểu vai trò của công nghệ trong việc đối soát dữ liệu này.

OCR và AI: Liệu có thay thế được kế toán thủ công?

Trong kỷ nguyên số, OCR (Nhận diện ký tự quang học) và AI đang trở thành trợ thủ đắc lực cho các chủ shop. Thay vì ngồi gõ tay từng dòng từ hàng trăm screenshot Shopee Seller Center, bạn có thể dùng AI để trích xuất dữ liệu doanh thu, phí sàn, phí vận chuyển và khoản thuế đã khấu trừ. Tuy nhiên, công nghệ này không phải là chiếc đũa thần thay thế hoàn toàn tư duy của kế toán.

OCR chỉ giỏi "đọc" những gì hiển thị trên ảnh. Nếu ảnh chụp màn hình bị mờ, dữ liệu bị cắt hoặc giao diện sàn thay đổi đột ngột, AI có thể đọc sai các con số quan trọng. Đặc biệt, các giao dịch phức tạp như đơn hoàn, đơn hủy hoặc các khoản phí khuyến mại mà người bán tự chịu thường là "điểm mù" của các thuật toán nhận diện tự động. AI chỉ đóng vai trò là lớp tự động hóa dữ liệu, còn quyết định cuối cùng vẫn cần sự xác nhận của con người (human-in-the-loop).

Bạn không nên phó mặc hoàn toàn cho máy móc. Một bức ảnh chụp màn hình chỉ có giá trị khi nó chứa đầy đủ thông tin về ngày tháng, mã giao dịch và nguồn dữ liệu rõ ràng. Việc dựa dẫm vào AI mà thiếu kiểm chứng có thể dẫn đến sai lệch trong báo cáo thuế, gây ra những rắc rối không đáng có với cơ quan quản lý. Bạn có thể tự kiểm tra ngay các mẫu báo cáo đối soát chuẩn để đảm bảo tính chính xác cho hoạt động kinh doanh của mình.

Vậy, làm thế nào để kết hợp giữa công nghệ và quy trình thủ công một cách hiệu quả nhất? Hãy đi sâu vào các bước đối soát cụ thể ngay dưới đây.

Làm thế nào để đối soát doanh thu và thuế chính xác?

Đối soát thuế không chỉ là cộng trừ các con số, mà là quá trình đối chiếu giữa dòng tiền thực tế và nghĩa vụ thuế phát sinh. Với người bán Shopee, bài toán thực tế là sự chênh lệch giữa doanh thu gộp và số tiền thực nhận về ví sau khi đã trừ phí sàn, phí thanh toán và các khoản thuế. Sự minh bạch nằm ở việc bạn nắm giữ được dữ liệu gốc từ Seller Center và chứng từ khấu trừ điện tử từ sàn.

Để thực hiện đối soát chính xác, bạn cần tuân thủ quy trình 3 bước sau đây:

Khi đối soát, hãy đặc biệt lưu ý các đơn hoàn/hủy. Nhiều chủ shop mắc sai lầm khi cộng gộp doanh thu từ các đơn hàng này, dẫn đến việc kê khai thuế cao hơn thực tế. Bạn nên giữ lại ảnh chụp màn hình định kỳ, lưu trữ chứng từ khấu trừ thuế điện tử và cập nhật báo cáo đối soát hằng tháng. Nếu phát hiện chênh lệch lớn giữa số liệu sàn báo và số liệu bạn tính toán, hãy liên hệ ngay với đơn vị tư vấn thuế hoặc cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được giải đáp.

Việc làm chủ dữ liệu không chỉ giúp bạn tránh được rủi ro pháp lý mà còn là chìa khóa để tối ưu hóa dòng tiền. Hãy cùng xem xét các mẹo cụ thể để quản lý chi phí thuế một cách thông minh và hợp pháp.

3 Mẹo giúp chủ shop tối ưu chi phí và tránh rủi ro thuế

Việc quản lý nghĩa vụ thuế không chỉ là nộp đủ số tiền cho cơ quan quản lý, mà còn là nghệ thuật tối ưu hóa dòng tiền. Với sự thay đổi từ Nghị định 117/2025/NĐ-CP, từ ngày 1/7/2025, các sàn thương mại điện tử có chức năng thanh toán sẽ tự động khấu trừ, kê khai và nộp thay thuế VAT/PIT cho bạn. Điều này đòi hỏi sự chỉn chu ngay từ khâu lưu trữ chứng từ đầu vào.

Mẹo đầu tiên là tự động hóa đối soát chứng từ. Đừng đợi đến cuối năm mới kiểm tra sổ sách. Hãy sử dụng các công cụ OCR để quét toàn bộ hóa đơn, biên lai phí sàn và báo cáo doanh thu từ Shopee Seller Center hàng tháng. Việc đối chiếu giữa doanh thu gộp, phí vận chuyển và khoản thuế sàn đã khấu trừ giúp bạn phát hiện sớm sai lệch. Bạn có thể tự kiểm tra ngay các khoản thuế phải nộp để đảm bảo con số khớp với chứng từ sàn cung cấp.

Mẹo thứ hai là phân loại doanh thu theo nhóm thuế suất. Theo quy định hiện hành, hàng hóa chịu thuế VAT 1%, dịch vụ là 5% và vận tải là 3%. Nếu bạn kinh doanh hỗn hợp, việc ghi chép tách bạch ngay từ đầu giúp tránh việc áp dụng mức thuế sai lệch cho từng danh mục sản phẩm. Việc này giúp bạn không bị "lỗ ngược" do kê khai nhầm mức thuế cao hơn thực tế cho các mặt hàng có biên lợi nhuận mỏng.

Mẹo thứ ba là lưu trữ chứng từ khấu trừ thuế điện tử. Đây là bằng chứng pháp lý quan trọng nhất để bạn được trừ vào nghĩa vụ thuế cuối năm hoặc giải trình khi có thanh tra. Hãy tạo một thư mục số lưu trữ theo kỳ (tháng/quý), bao gồm cả các đơn hàng hoàn, hủy để chứng minh doanh thu thực tế. Đừng quên rằng việc quản lý chi phí vận hành, như giá xăng RON 95 (hiện tại là 27.029 VND/lít), cũng ảnh hưởng gián tiếp đến giá vốn và lợi nhuận thuần của bạn.

🦉 Cú nhận xét: Đừng để con số trên màn hình đánh lừa. Thuế là nghĩa vụ, nhưng quản lý đúng cách là quyền lợi. Một hệ thống lưu trữ khoa học luôn rẻ hơn chi phí nộp phạt do sai sót.

Việc áp dụng các mẹo này không chỉ giúp bạn tuân thủ đúng Nghị định 117/2025/NĐ-CP mà còn tạo ra sự minh bạch trong quản lý tài chính. Khi bạn nắm rõ dòng tiền và nghĩa vụ, việc kinh doanh sẽ trở nên nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Hãy bắt đầu xây dựng thói quen đối soát ngay từ hôm nay để không rơi vào tình trạng bị động khi cơ quan thuế truy xuất dữ liệu.

Bạn đã sẵn sàng để tối ưu hóa quy trình quản lý thuế của mình chưa? Hãy tiếp tục tìm hiểu sâu hơn về cách kết hợp công nghệ vào quản lý tài chính doanh nghiệp để đạt hiệu quả cao nhất. Bạn có thể tự kiểm tra ngay các công cụ hỗ trợ tính thuế mới nhất tại hệ thống của chúng tôi.