Nghị định 117/2025/NĐ-CP quy định các nền tảng thương mại điện tử phải khấu trừ, khai và nộp thay thuế GTGT, TNCN cho cá nhân, hộ kinh doanh theo từng giao dịch thành công. Người bán cần phân biệt rõ doanh thu tính thuế và các khoản phí để tránh sai sót trong kê khai.

1. Tại sao Nghị định 117/2025/NĐ-CP thay đổi cách bạn bán hàng online?

Thị trường thương mại điện tử (TMĐT) tại Việt Nam vừa bước sang một trang mới với sự ra đời của Nghị định 117/2025/NĐ-CP. Đây không còn là những khuyến nghị mơ hồ mà là quy định cứng về việc quản lý thuế đối với hộ và cá nhân kinh doanh trên các nền tảng số. Điểm thay đổi cốt lõi nằm ở cơ chế khấu trừ, khai và nộp thay thuế GTGT, thuế TNCN theo từng giao dịch thành công. Cú Kiểm Toán khẳng định, đây là bước ngoặt buộc người bán phải minh bạch hóa dòng tiền ngay từ thời điểm nền tảng chấp nhận thanh toán.

Nghiên cứu của chuyên gia Cú Kiểm Toán tại Cú Kiểm Toán cho thấy.

Trước đây, nhiều người bán thường "quên" nghĩa vụ thuế vì cho rằng đó là việc của sàn hoặc cơ quan thuế sẽ tự tìm đến. Tuy nhiên, căn cứ Luật Thuế hiện hành, nền tảng giờ đây có trách nhiệm khấu trừ số thuế dựa trên tỷ lệ phần trăm doanh thu thay vì lợi nhuận. Điều này có nghĩa là dù bạn bán lỗ hay lãi, nghĩa vụ thuế vẫn phát sinh ngay khi đơn hàng được xác nhận. Việc nắm vững Nghị định 117/2025/NĐ-CP giúp bạn tránh được các rủi ro bị truy thu hoặc phạt vi phạm hành chính do chậm nộp.

🦉 Cú nhận xét: Đừng bao giờ nhầm lẫn giữa doanh thu thuần và lợi nhuận sau thuế. Thuế được tính trên tổng doanh thu giao dịch, vì vậy, hãy tính toán kỹ biên lợi nhuận trước khi đặt giá bán để không rơi vào cảnh "bán càng nhiều, lỗ càng sâu".

Sự thay đổi này đòi hỏi người bán phải thay đổi tư duy từ "kinh doanh tự do" sang "tuân thủ hệ thống". Nếu bạn vẫn đang mơ hồ về cách tính thuế, bạn có thể tự kiểm tra ngay nghĩa vụ của mình thông qua các công cụ hỗ trợ để không bị bất ngờ trước các thông báo từ cơ quan thuế. Sự minh bạch không chỉ giúp bạn an tâm kinh doanh mà còn là nền tảng để xây dựng uy tín lâu dài trên các sàn TMĐT.

Hiểu rõ quy định là bước đầu, nhưng làm sao để không mắc phải những sai lầm chết người trong quá trình thực thi? Hãy cùng phân tích 10 cái bẫy phổ biến ngay dưới đây.

2. 10 sai lầm phổ biến khiến người bán hàng online 'mất tiền oan'

Trong quá trình kiểm toán, tôi nhận thấy nhiều người bán hàng online thường rơi vào 10 "hố đen" tài chính khiến họ mất tiền oan mỗi tháng. Sai lầm đầu tiên và phổ biến nhất là tư duy "bán online nhỏ lẻ nên không phải nộp thuế". Thực tế, theo quy định tại Nghị định 117/2025/NĐ-CP, chỉ cần phát sinh giao dịch thành công trên nền tảng, nghĩa vụ thuế đã được kích hoạt. Bạn không thể né tránh bằng cách coi đó là hoạt động "bán hộ" hay "kinh doanh tạm thời".

Sai lầm thứ hai nằm ở việc nhầm lẫn giữa doanh thu và lợi nhuận. Nhiều người tự ý trừ đi chi phí sàn, phí quảng cáo, vận chuyển trước khi xác định căn cứ tính thuế. Đây là hiểu lầm tai hại vì cơ quan thuế thu dựa trên doanh thu từng giao dịch, không phải trên phần lãi ròng bạn nhận về túi. Ngoài ra, việc áp dụng sai tỷ lệ thuế GTGT cũng là vấn đề nhức nhối. Tỷ lệ này được quy định cụ thể: hàng hóa là 1%, dịch vụ là 5%, và vận tải hoặc dịch vụ gắn với hàng hóa là 3%. Nếu bạn phân loại sai nhóm hàng, số tiền thuế chênh lệch có thể khiến lợi nhuận của bạn "bốc hơi" nhanh chóng.

Để minh họa cho sự phức tạp của chi phí, hãy nhìn vào giá xăng RON 95 hiện nay là 26.720 VND/lít tại Việt Nam, so với mức 40.387 VND/lít ở Thái Lan hay 43.752 VND/lít ở Lào. Sự khác biệt về chi phí vận hành này ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm. Nếu bạn không hạch toán chính xác các chi phí liên quan, bạn sẽ không bao giờ biết được mình đang thực sự lãi bao nhiêu sau khi đã hoàn thành nghĩa vụ thuế.

Để quản lý tốt những con số này, việc thiết lập một quy trình đối chiếu doanh thu và lưu trữ chứng từ là bắt buộc. Hãy cùng tìm hiểu cách thực hiện điều đó một cách khoa học nhất.

3. Cách đối chiếu doanh thu và quản lý chứng từ hợp lệ

Đối chiếu doanh thu không chỉ là việc cộng trừ các con số, mà là quá trình đối soát dữ liệu thực tế với các thông báo khấu trừ từ sàn TMĐT. Theo quy định, nền tảng thực hiện kê khai số thuế đã khấu trừ theo tháng. Bạn cần chủ động tải báo cáo giao dịch hàng tháng từ sàn, sau đó so sánh với số tiền thực nhận vào tài khoản ngân hàng. Nếu có sai lệch, bạn cần làm việc ngay với bộ phận hỗ trợ của sàn để làm rõ các khoản phí sàn, phí vận chuyển và các đơn hàng hoàn, hủy.

Việc lưu trữ chứng từ là "tấm khiên" bảo vệ bạn trước các cuộc thanh tra thuế. Cú Kiểm Toán khuyên bạn nên tạo một thư mục lưu trữ số hóa bao gồm: hợp đồng với sàn, sao kê ngân hàng, báo cáo đơn hàng tháng và các hóa đơn chi phí hợp lệ. Mỗi giao dịch cần được gắn với một chứng từ cụ thể. Nếu bạn không có bằng chứng cho các đơn hàng đã hủy hoặc hoàn trả, cơ quan thuế có quyền tính thuế trên tổng doanh thu hiển thị trên hệ thống của sàn, gây thiệt hại không đáng có cho bạn.

Bạn hoàn toàn có thể tự kiểm tra ngay các dữ liệu này bằng cách so sánh số thuế đã khấu trừ với tỷ lệ quy định (1%, 3%, hoặc 5%). Hãy nhớ rằng, việc nắm giữ chứng từ đầy đủ không chỉ giúp bạn minh bạch tài chính mà còn giúp bạn tối ưu hóa các khoản chi phí được trừ khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân nếu bạn kinh doanh dưới dạng hộ kinh doanh. Đừng để sự lười biếng trong quản lý chứng từ trở thành gánh nặng tài chính về sau.

Sau khi đã quản lý tốt chứng từ, bước tiếp theo là làm sao để tối ưu hóa nghĩa vụ thuế một cách hợp pháp. Đây là chìa khóa để bạn duy trì lợi nhuận bền vững trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh này.

4. Làm sao để tối ưu hóa nghĩa vụ thuế hợp pháp?

Nhiều chủ shop online thường rơi vào cái bẫy tâm lý "thuế là chi phí mất đi", nhưng thực tế, nếu bạn nắm vững Nghị định 117/2025/NĐ-CP, bạn hoàn toàn có thể tối ưu hóa dòng tiền. Việc hiểu rõ cách tính thuế trên doanh thu thay vì lợi nhuận giúp bạn chủ động hơn trong việc định giá sản phẩm và quản lý chi phí vận hành. Dưới đây là 3 mẹo giúp bạn không chỉ tuân thủ đúng luật mà còn tối ưu hóa được số thuế phải nộp.

Mẹo đầu tiên là phân loại chính xác nhóm ngành nghề kinh doanh để áp dụng đúng tỷ lệ GTGT. Theo quy định, hàng hóa chịu mức 1%, dịch vụ là 5%, và các dịch vụ vận tải hoặc gắn với hàng hóa là 3%. Nếu bạn không tách bạch rõ ràng, hệ thống của sàn thương mại điện tử có thể áp dụng mức thuế cao nhất cho toàn bộ doanh thu của bạn. Hãy đối chiếu mã ngành trên giấy phép kinh doanh với danh mục hàng hóa bán ra để đảm bảo cơ quan thuế không truy thu do áp sai tỷ lệ.

Mẹo thứ hai là tận dụng triệt để việc lưu trữ chứng từ cho các giao dịch hủy, hoàn, hoặc đổi trả. Nghị định 117/2025/NĐ-CP quy định việc khấu trừ được thực hiện khi giao dịch thành công. Nếu bạn không có bằng chứng về việc đơn hàng bị hoàn trả, bạn sẽ phải nộp thuế trên cả những khoản doanh thu "ảo" này. Hãy xây dựng quy trình lưu trữ chứng từ điện tử thật chặt chẽ, bao gồm biên bản trả hàng và xác nhận từ đơn vị vận chuyển để làm căn cứ điều chỉnh doanh thu tính thuế vào kỳ kế tiếp.

Mẹo cuối cùng là tách biệt doanh thu cá nhân và doanh thu kinh doanh ngay từ khâu thanh toán. Nhiều người bán sử dụng chung tài khoản ngân hàng cá nhân, dẫn đến việc khó phân định đâu là tiền bán hàng, đâu là tiền giao dịch cá nhân. Khi cơ quan thuế thực hiện rà soát dữ liệu ngân hàng, sự thiếu minh bạch này dễ dẫn đến việc bị ấn định thuế cao hơn thực tế. Bạn có thể tự kiểm tra ngay nghĩa vụ thuế của mình thông qua các công cụ hỗ trợ để tránh những sai sót đáng tiếc.

🦉 Cú nhận xét: Tiết kiệm thuế không có nghĩa là trốn thuế. Đó là việc bạn hiểu luật để không nộp thừa một đồng nào cho những khoản doanh thu không thực tế.

Việc tối ưu hóa không chỉ dừng lại ở các con số, mà còn là sự chuẩn bị về mặt tư duy quản trị tài chính bền vững. Khi bạn đã nắm vững cách quản lý thuế, việc so sánh hiệu quả kinh doanh giữa các kênh bán hàng sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, đặc biệt là khi nhìn vào biến động chi phí đầu vào như giá xăng dầu hiện nay với RON 95 đang ở mức 26.720 VND/lít, ảnh hưởng trực tiếp đến biên lợi nhuận vận chuyển của bạn.

Sau khi đã tối ưu hóa nghĩa vụ thuế, bước tiếp theo bạn cần làm là nhìn lại toàn bộ bức tranh tài chính để đảm bảo rằng mọi con số đều khớp với dữ liệu trên sàn. Bạn có thể tự kiểm tra ngay các báo cáo doanh thu hàng tháng để đối chiếu với số thuế đã bị khấu trừ, từ đó đưa ra những điều chỉnh kịp thời cho chiến lược kinh doanh trong giai đoạn tới.